Самые популярные модули 2015 года в электронном документообороте

Заказчики искали  поставщиков услуг со знанием лучших методик и практик, с большим опытом и солидным пакетом реализованных проектов.

В 2015 году заказчикам был не интересен интегратор, который обладает только технической квалификацией. При выборе поставщика они тщательно собирали информацию, делали большое количество звонков и визитов. Клиенты готовы были вкладывать деньги на этапе выбора интегратора: минимизируя, таким образом, риск работы со «слабым» поставщиком и финансовые потери в будущем.

Также в прошлом году большие украинские компании стандартизировались к международным методикам.

Самые популярные модули 2015 года:

Модуль «Contract management» (Управление договорами)

Модуль «Contract management (Управление договорами)» — самый востребованный и один из самых сложных на сегодня, как в Украине, так и за ее пределами. Его популярность обусловлена множеством факторов: он обеспечивает безопасность компании, прозрачный механизм работы с бизнес процессами, контроль сумм, сроков, скидок, сокращает сроки обработки документов и т. д. Кроме того, является платформой для прозрачных и прогнозируемых процессов закупок и тендеров, основой для построения системы контроля бюджетов и платежей.

Данный модуль сегодня особенно интересен тем компаниям, которые имеют  удаленные офисы или филиалы. Скажем, если центральный офис находится в столице,  а удаленные в 5 областных центрах, сколько времени и денег уйдет на пересылку оригиналов транспортной компанией или курьером? В системе электронного документооборота это займет  от минуты до двух. А электронная цифровая печать обеспечит документам лигитивность.

По нашим наблюдениям, «Contract management» наиболее эффективен когда работает на стыке с бюджетированием. Таким образом, система позволяет одновременно контролировать все бюджеты, оплаты, процессы и документы.

Реализация «Contract management» требует глубокого знания регламентов и правил работы с юридически значимыми документами, различных путей оптимизации бизнеса. А также методик расчета сумм, сроков договоров и договорных документов. С другой стороны —  необходим опыт автоматизации сложных процессов, проверок и расчетов.

Модуль «Application Management» (Управление договорными документами)

Выделился как отдельный модуль в 2015 году. На практике договор может иметь большое количество дополнительных приложений/соглашений. Их поток, как правило, больше, чем само количество договоров. Поэтому оперативная и эффективная работа с такими документами очень важна для компаний любой специфики деятельности.

«В одном из наших реализованных проектов в 2015 году было 37 видов различных договорных документов. Нам необходимо было установить регламенты, какие их типы к каким договорам можно применять, — рассказывает Елена Олишевская, генеральный директор компании «ЛАН СЕРВИС». — Это очень сложный и важный модуль. Для его реализации используются современные методики и регламенты. Немаловажен  опыт интегратора, который подскажет как обойти все подводные камни».

Модуль «Management vendors» (Управление контрагентами)

За 2015 год стал самостоятельным модулем во многих проектах. Раньше эта задача выступала  (как и управление доверенностями) вспомогательной в модуле «Contract management» (Управление договорами).

Практика международных и вертикально интегрированных холдингов показывает, что им необходимо отдельно вести согласование, сертификацию, учет, аналитику работы с контрагентами (поставщики, клиенты, дистрибьюторы).

Это отдельный модуль, который позволяет аккредитовать, согласовать, проводить автоматические проверки «чистоты» Контрагентов. И что очень важно — вести анализ взаимодействия с контрагентами, учет и контроль всех документальных процессов (договора, акты, счета, спецификации), формируя «White and black lists vendors».

Модуль «Управление служебными записками»

Служебные записки — внутренние документы организации. Как правило, они делятся на информационные и разрешительные. Многие украинские компании используют служебные записки как механизм управления предприятием.

Практически в каждом проекте мы столкнулись с потребностью в категоризации и типологизации служебных записок (СЗ), определении их этапов жизненного цикла, построении, согласовании  исполнительного процесса.

Причем, это самый простой модуль на старте и самый сложный на выходе.
Через год его использования клиенты:

•    Отказываются от бумажной и электронной версии вообще. Она остается на уровне запроса для согласования/исполнения.
•    На треть сокращается список СЗ, поскольку появляется прозрачность и понимание структурирования процессов. Часть СЗ определяется как мусор.
•    Значительно упрощается проблема текучки кадров (особенно на удаленных точках).
•    Сокращаются затраты на проведение адаптации новых специалистов.

Самые интересные запросы, которые были реализованы компанией в 2015 году:

1.    Управление геопространственными данными и согласование выдачи разрешительных документов (GIS).
2.    Управление лидерами мнений (ОPL).
3.    Управление закупками (PTS).
4.    Управление командировками (TAF).
5.    Управление вендорами (SBF\NVF).
6.    Управление договорами (Contract).
7.    Обработка персональных данных (PII).
8.    Управление договорами с дистрибюторами (DISCT).
9.    Согласование выдачи беззалоговых кредитов (CASH).
10. Классическое делопроизводство (CANCEL).
11.     Управление обращениями граждан/Запрос публичной информации/Обработка депутатских запросов и другие.

Об авторе Давид Голіафів

Журналист и редактор
Запись опубликована в рубрике Разное с метками , , , , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.